内容証明郵便の書き方

１、内容証明郵便に記載すべき事項

内容文書には、必ず以下の事項を記載しなければなりません。

①差出人の住所、氏名

②受取人の住所、氏名

③差出日

④本文

差出人および受取人の住所、氏名は、封筒の記載内容と同一にする必要があります。

本文に記載すべき事項ですが、内容証明郵便を送付する目的によって異なります。
例えば

㋐契約に基づく通知であれば、通知の根拠となる契約条文を明記、具体的な通知内容を記載します。

㋑請求書なら、請求の根拠となる法律や契約の条文を明記、具体的な請求内容（金額、支払期限等）を記載します。

２、書面は３通作成

内容証明郵便を発送するには

㋐受取人に送付する内容文書１通

㋑内容文書と基本的に同一の内容を有する謄本２通

合計３通の書面を作成する必要があります。

３、内容証明郵便の書式ルール

（１）レイアウト

縦書き、横書きどちらでもよい。

（２）字数、行数の制限（縦書き）

１行２０字以内、１枚２６行以内

（３）字数、行数の制限（横書き）

①１行２０字以内、１枚２６行以内

②１行１３字以内、１枚４０行以内

③１行２６字以内、１枚２０行以内

（４）謄本が２枚以上にわたる場合の契印

謄本が２枚以上にわたるときは、その綴り目に契印をします。
契印には原則として差出人の印章を用いる必要がありますが、差出人が1名のみの場合、それに代わる印章を用いることも可能です。

（５）謄本への差出人及び受取人の住所氏名の記載等

謄本には、郵便物の差出人及び受取人の住所氏名をその末尾余白に付記していただきます。

ただし、その住所氏名が内容文書に記載されたものと同一であるときは、原則として、その記載を省略することができます。

なお、付記された文字については謄本の字数または枚数には算入しません。

（６）必ず記載しなければならない事項

郵便物の差出人及び受取人の住所氏名を記載する必要があります。

（７）用紙

制限ありません。

（８）作成手段

手書き、ＰＣどちらでも問題ありません。

※参考：「日本郵便ＨＰ「内容証明　ご利用の条件」

４、配達証明サービス

内容証明郵便を発送する際には、同時に「配達証明サービス」を利用した方が望ましいです。

「配達証明サービス」とは、一般書留とした郵便物（内容証明郵便を含む）について、配達した事実を郵便局が証明するサービスです。

内容証明郵便による通知や請求書は、一般的には相手方への到達をもって効力を発します。
その際、いつ相手に到達したかを証明できるようにすることが重要ですが、そのために配達証明サービスを利用する必要があります。

特に、法律、契約に基づく通知や請求を行う際には、配達証明サービスは必須です。

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